Cara Meningkatkan Produktivitas Tim di Era Kerja yang Serba Cepat

Jakarta (ANTARA) - Di balik kesuksesan perusahaan, ada satu faktor yang sering kali menjadi penentu utama, yaitu tim yang produktif.

Sebagus apa pun strategi bisnis Anda, pada akhirnya manusia, dalam hal ini tim Anda, yang akan mengeksekusinya. Maka itu, pertanyaan besar yang sering muncul di benak para pimpinan bisnis adalah:

"Bagaimana cara meningkatkan produktivitas tim tanpa menambah beban biaya operasional??

Tim yang produktif bukan hanya tim yang “kerja bareng”. Lebih dari itu, mereka bekerja bersama secara efektif dan efisien.

Memang, apa yang dianggap sebagai “produktif” bisa jadi subjektif. Namun, secara umum, kerja tim yang produktif dicirikan oleh:

● Menghasilkan banyak pekerjaan berkualitas dalam waktu singkat

● Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lancar

● Memiliki kejelasan peran dan tanggung jawab

● Memiliki tujuan yang selaras dan terukur

Kerja tim yang produktif memerlukan strategi dan usaha, baik dari pimpinan maupun anggota tim. Sebelum kita membahas taktik yang direkomendasikan untuk meningkatkan kerja tim, mari kita bahas mengapa prouktivitas tim itu sangat penting.

Intinya adalah bahwa kerja tim yang lebih efektif berarti organisasi berjalan lebih efektif. Mengapa? Karena kerja sama yang konsisten dan produktif akan menghasilkan:

● Kolaborasi antar-divisi lebih mulus

● Lebih banyak pekerjaan selesai dalam waktu lebih singkat

● Kualitas hasil kerja meningkat

● Keterlibatan dan semangat kerja meningkat

● Inovasi lebih cepat lahir karena ide bebas disampaikan

● Risiko burnout dan stres menurun

Studi Kasus: SIRCLO Hemat Biaya hingga 5x dengan Zoho Workplace

SIRCLO, yang dikenal sebagai salah satu pionir e-commerce enabler di Indonesia, menghadapi tantangan dalam mengelola komunikasi dan kolaborasi tim yang terus berkembang, khususnya di tengah model kerja yang serba cepat dan penggunaan tenaga magang, outsourcing, dan paruh waktu.

Solusinya? Zoho Workplace.

“Zoho Workplace memungkinkan kami untuk berkolaborasi secara internal dengan lebih hemat biaya, di mana beberapa divisi dalam perusahaan mengalami penghematan biaya hingga 5 kali lipat,” ungkap Endyto Aryo Purboyo, Head of People & Culture SIRCLO

Dalam waktu singkat, tim SIRCLO berhasil mengintegrasikan Zoho Mail, menyederhanakan pelatihan untuk karyawan baru, dan tetap menjaga produktivitas tanpa mengorbankan efektivitas komunikasi.

Saat ini Zoho Workplace digunakan SIRCLO secara paralel dengan office suite lama, memanfaatkan fitur integrasi yang memastikan pekerjaan tetap terhubung dengan lancar.

5 Strategi Meningkatkan Produktivitas Tim dengan Tools yang Tepat

Belajar dari pengalaman SIRCLO, beberapa strategi berikut dapat Anda terapkan untuk menciptakan tim berkinerja tinggi di perusahaan Anda.

1. Tetapkan Tujuan yang Jelas dan Terukur

Gunakan kerangka SMART Goals: Spesifik, Terukur, Bisa Dicapai, Relevan, dan Tepat Waktu. Contoh: “Tingkatkan traffic website sebesar 25% sebelum akhir kuartal 2.”

Hal itu memberi tim tujuan yang jauh lebih terarah, serta garis waktu dan metrik yang dapat diukur yang dapat mereka gunakan untuk memantau dan mengukur progres mereka pribadi.

2. Perjelas Peran dan Tanggung Jawab

Gallup menemukan fakta yang cukup mengkhawatirkan, bahwa hanya 47% karyawan yang mengaku tahu apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja.

Oleh karena itu, setelah menentukan tujuan, jabarkan juga peran yang mereka mainkan dalam mencapai tujuan tersebut. Misalnya:

● Mentukan langkah-langkah spesifik apa yang akan diambil tiap orang

● Membuat deadline kerja yang jelas untuk meningkatkan akuntabilitas dan menyelaraskan waktu kerja tim.

3. Gunakan Tools Kerja Efisien dan Terintegrasi

Faktanya, karyawan dapat bekerja lebih efisien saat tidak harus berpindah-pindah antar aplikasi.

Sebanyak 59% karyawan mengakui bahwa mereka merasa alat kolaborasi online itu sulit. Jika Anda ingin tim Anda bekerja sama dengan baik, bekali mereka dengan satu alat yang mudah dan menyatukan seluruh 'senjata', seperti email, dokumen, chat, kalender, dan video call. Anda bisa mencoba Zoho Workplace untuk hal ini.

4. Atur Kebiasaan Komunikasi yang Sehat

Anda dapat bekerja sama dengan anggota tim untuk menetapkan beberapa aturan dasar dan ekspektasi terkait komunikasi dan gangguan. Misalnya:

● Meminimalkan rapat atau menetapkan hari "tanpa rapat" yang memungkinkan pekerja untuk fokus pada pekerjaan mereka.

● Menetapkan aturan seputar alat komunikasi mana yang akan Anda gunakan, untuk tujuan apa, dan waktu respons yang Anda harapkan.

● Menciptakan sistem yang menunjukkan saat seseorang sedang dalam mode kerja secara penuh dan tidak boleh diganggu (misalnya, status tertentu yang tidak memunculkan notifikasi).

Semua ini dapat mengurangi sebagian tekanan pada anggota tim dan memberi mereka lebih banyak waktu dan energi untuk fokus pada tugas utama mereka daripada tenggelam dalam membalas email, obrolan, dan panggilan lain.

5. Bangun Budaya Aman dan Terbuka

Karyawan tidak dapat bekerja sama secara efektif jika mereka tidak merasa aman dan tidak merasa didukung oleh tim dan perusahaannya.

Ketika tim Anda memiliki rasa aman yang tinggi, orang-orang merasa bebas untuk menyuarakan kekhawatiran, berbagi pendapat, mengajukan pertanyaan, memberikan umpan balik, dan mengambil risiko tanpa takut dihakimi atau dihukum.

Bawa Tim Anda Mencapai Produktivitas Tim yang Maksimal

Kerja tim yang produktif tidak terjadi begitu saja. Dibutuhkan niat, strategi, dan upaya yang berkelanjutan.

Ketika tim memiliki tujuan yang jelas, peran yang ditetapkan dengan baik, alat yang tepat, komunikasi yang kuat, dan landasan kepercayaan yang kokoh, mereka tidak hanya bekerja bersama. Mereka bekerja sama dengan baik.

Siap mengubah kolaborasi dari tantangan menjadi keunggulan kompetitif di organisasi Anda? Mulailah dengan Zoho Workplace sekarang!

Pewarta: PR Wire
Editor: PR Wire
Copyright © ANTARA 2025

Dilarang keras mengambil konten, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk AI di situs web ini tanpa izin tertulis dari Kantor Berita ANTARA.